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高职院校档案管理的四项基础工作

高职教育起步较晚,档案管理工作整体水平与高职教育快速发展的需存在一定差距。同时,档案信息化建设给档案工作带来了新的机遇和挑战。在高职院校档案管理中,夯实“知、职、指、制”四个方面的基础工作,有助于高职院校档案管理工作整体水平的提升。
关键词高职院校档案管理工作基础工作“知、职、指、制”

高等学校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高等学校档案工作是高等学校重的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。
同传统高校相比,我国的高职教育起步晚、底子薄、发展不平衡,档案管理工作整体水平与高职教育快速发展需存在一定差距。同时,伴随计算机技术和信息技术的大量使用,档案管理逐步进入信息化阶段,给高职院校档案工作带来了新的机遇和挑战。夯实“知、职、指、制”四个方面的基础工作,有助于高职院校档案管理工作整体水平的提升。

一、高职院校档案管理工作的“知”

“知”者,学问、学识。
《高等学校档案管理办法》求高校档案工作人员应当“具备档案业务知识和相应的科学文化知识,以及现代化管理技能”,突出了国家人才兴档、科学管档的决心。
档案管理工作是一项以档案为管理对象的专业性管理工作,自身有一套科学的管理理论和管理方法、管理技术,有其特殊的规律和丰富的科学内容。而当前高职院校档案管理人员专业知识、专业技能相对薄弱,制约了档案管理工作的开展。提高档案管理工作水平,必须夯实档案管理人员专业知识和专业技能。
1.加强档案工作业务学习,提高档案管理人员的专业技能。
档案工作归纳起来主有八个方面的内容档案收集、鉴定、整理、保管、检索、信息开发、信息利用和档案统计。档案管理人员必须加强对档案法律、法规、标准、规范的学习,不断提高自身档案管理专业技能。例如,档案整理工作需档案管理人员按照一定的原则,系统地对档案进行分类、排列、编目、组合包装,使之从相对“凌乱”转变为“系统”有序。档案管理人员如果对《高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》等规章、规范不熟悉,是很难完成档案整理工作的,更谈不上信息检索和全面利用了。
2.定期开展新知识、新技术培训,培养档案管理人员的创新能力。
科学技术日新月异,信息技术飞速发展,档案管理逐步进入信息化阶段,电子文件的大量增加和信息载体多样化给高职院校档案工作迎来了新的机遇和挑战。在信息化时代,做好档案管理工作,档案管理人员必须具有良好信息意识和信息获取能力、信息鉴别能力、信息开发能力,保证不遗漏、不错收、并可以根据用户需求进行深层次开发,形成二次文献、三次文献。
高职院校应该正确面对档案信息化、数字化工作中存在的不足,有计划地对档案管理人员开展“多元化、全方位”的在职继续教育,在经费允许的条件下,可定期聘请信息专业教授、档案管理专家有针对性地举办一些专题讲座和培训。同时,档案管理人员有自我学习、终身学习的意识,把新知识、新技术与实际工作有机地结合起来,不断提高自身业务水平和创新能力。

二、高职院校档案管理工作的“职”

“职”者,分内之事,责任所在。
档案管理工作就其基本性质和主作用来说,是一项服务性、政治性、管理性的工作。档案管理人员在具备专业技能的同时,必须具有良好的职业道德和政治素质。
1.以“爱岗敬业,服务第一”为核心思想,培育档案管理人员树立良好的职业道德。
高职院校档案管理工作最基本、最主的性质就是服务性,尽管档案管理工作很重、社会意义很深刻,但档案管理工作成就与效益的隐蔽性、间接性,使其重性、深刻性寓于平淡性之中,常常被人淡忘。同时,档案管理工作的连续性与系统性、工作量大、工作周期长的特点又会让人感到枯燥。因此做好档案管理工作,必须注重培育档案管理人员树立良好职业道德。
职业道德是人们自觉的实践行为,需靠教育与自我修养予以规范。在职业道德塑造过程中,坚持以“爱岗敬业,服务第一”为核心思想,坚持职业道德教育与职业道德规范建设相结合,使档案管理人员牢固掌握档案管理事业职业道德的准则和规范,端正工作态度,淡泊名利,甘为“绿叶”,把满足利用者需变成自觉自律的行动。
2.以“保守机密,依法治档”为行为准则,引导档案管理人员培养坚定的政治素质。
档案工作具备很强的政治属性,服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案管理人员必须明确社会主义档案事业服务方向,如果服务方向错误,不但不会使档案发挥它为党和国家服务的作用,反而会导致危害党和国家利益的后果。同样,档案工作的机性、严肃性作为档案工作政治性的重体现,也对档案管理人员提出了更高的求。
在档案管理工作中,积极贯彻“保守机密,依法治档”的行为准则,引导档案管理人员提高政治觉悟,树立坚定的政治素质和法律观念,使档案管理人员能在复杂多变的政治环境中,始终做到头脑清醒、明辨是非、站稳立场、坚定信念、坚持真理、不失方向。

三、高职院校档案管理工作的“指”

“指”者,指导传授,指正告知。
当前,各高职院校教学系部和行政处室档案管理人员常常是兼职档案员,档案管理专业知识和专业技能相对匮乏。作为高职院校档案综合管理部门,档案馆(室)有责任对相关部门档案管理人员进行业务指导,及时发现问题、解决问题。
1.以业务指导为重点,提高兼职档案管理人员的业务能力。
档案管理工作融于其他管理工作之中,人事档案形成于人事管理过程,会计档案形成于财务管理之中,高职院校教科研工作更会产生大量的档案资料。各部门兼职档案员既做好本职工作,又保证档案整理工作按时完成,在档案管理工作中常常出现各种各样的问题。档案管理人员给予兼职档案员充分理解,以服务者的身份认真接受兼职档案员的咨询,解答他们在档案业务工作遇到的难题,通过座谈、培训等多种新式加强与兼职档案员的沟通与交流,以业务指导为重点,提高兼职档案管理人员业务能力,帮助相关部门开展档案工作,理顺档案工作流程,完善工作制度,为相关部门创造好的工作环境。
2.以业务监督为手段,提高各部门归档材料的整体质量。
档案业务指导离不开业务监督,档案室管理人员必须具有较高的个人素质,在档案业务中树立权威思想,让受指导人员无条件地接受指导和监督。特别是针对高职院校档案管理中的难点问题和重点部门,例如基本项目建设档案不完整、教学项目建设资料不齐全等长期存在的问题,更加大业务监督,建立统一规范的具有可操作性的业务监督工作流程,根据相关档案形成特点拟定检查计划,避免业务监督的随意性,及时发现问题,研究制定解决方案,并督促检查落实,提高各部门归档材料整体质量。

四、高职院校档案管理工作的“制”

“制”者,制立,制宜。
高职院校档案管理工作是一项综合性的工作,它涵盖了高职院校党群、行政、教学、科研、基建、财会等多个方面,伴随着高职院校的飞速发展,高职院校档案管理规章制度需尽快完善。
1.因势制立,建立健全档案管理工作规章制度。
高职教育起步较晚,大部分高职院校前身为中等职业教育学校,档案管理工作基础薄弱。高职院校档案管理工作必须因势制立,即借学校发展之势,尽快建立健全档案管理工作规章制度。特别是以《高等学校档案管理办法》为基础,制定适合自身特色《高职院校档案工作管理办法(或实施细则)》,明确各级领导和管理人员职责,奖惩并重。同时结合学校实际情况细化《高职院校文件材料归档范围和档案保管期限表》,帮助各部门兼职档案员明确档案整理内容。同样,在档案利用、保管、安全、保密等各项事务中也建立相应制度,真正做到依法治档,有章可循。

2.因事制宜,进一步细化高职院校各类档案管理工作标准。
高职院校的发展,加快了学生层次和数量的变化,教学、科研能力得到进一步提升,同时基本建设项目也在不断投建,给高职院校本就相对薄弱档案管理工作带来巨大压力。高职院校正确面对现实,因事制宜,即档案馆(室)认真查找档案管理工作中存在的问题,积极协调学生处、教务处、科研处、基建处等相关部门,理顺工作流程、制定工作目录和相关档案管理标准,如《基本建设项目档案管理办法》、《科研项目档案管理办法》等,促进高职院校档案管理标准化进程。
3.因时制宜,积极推进新形势下高职院校档案数字化进程。
档案数字化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。现代办公条件的改变,办公自动化程度的提高,为档案数字化建设提供了良好机遇。档案管理人员及时更新观念,与时俱进,明确档案数字化管理方向,积极推进新形势下高职院校档案数字化、信息化进程,制定与现代化管理相适应的管理体系,切合高职院校实际的档案数字化方案,以及《高职院校电子文件归档与电子档案管理办法》,对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等作出明确的规定,以使电子文件能有效地进行归档,保证档案信息整理和开发利用工作,不断提高档案信息化程度和综合服务质量。
高职院校档案工作任重道远,档案数字化、信息化建设对专兼职档案管理人员的综合素质提出了更高求。高职院校必须建立健全档案管理工作长效机制,着力提升档案管理工作整体水平,充分发挥档案资源信息服务作用,使档案工作更好地服务于院校发展,服务于领导决策,服务于师生和社会。

参考文献
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